הכירו את הכלי שיהפוך את אנשי ה-IT מ"מכבי שריפות" לכוח יוזם בארגון

Custom GPT. מקור: צילום מסך

מאת: יהודית מולדבסקי

אנשי ה-IT בארגון הם עמוד השדרה של הפעילות הטכנית. הם אלו שפונים אליהם כשמשהו לא עובד – כשלא מצליחים להתחבר למערכת, כשהמדפסת שוב נתקעת או כשיש תקלה טכנית שמאיימת לעכב את העבודה. לאורך השנים תפקידם המרכזי היה לתמוך, לפתור בעיות ולוודא שכל המערכות פועלות בצורה חלקה, והם עדיין נתפסים כגורם שנמצא כדי "לכבות שריפות", לצד הכרה רבה על העבודה הקשה שהם מבצעים בתנאים מאתגרים.

אבל מה אם היינו יכולים לשנות את התפיסה הזו? במקום לראות באנשי ה-IT גורם שמטפל בתקלות ומגיב לבעיות, להפוך אותם לכוח פרואקטיבי בארגון – כזה שיוזם, משפר ומעצים את העבודה של כולם? מה אם מחלקת ה-IT לא רק תיתן מענה לשאלות ובעיות, אלא תספק לעובדים כלים חכמים שיעזרו להם לעבוד טוב יותר, מהר יותר ובצורה מותאמת יותר לצרכים שלהם?

להפוך ממכבי שריפות לכוח פרואקטיבי בארגון. תמונה: dreamstime

בעידן שבו בינה מלאכותית (AI) משנה את האופן שבו ארגונים פועלים, יש בידינו הזדמנות אמיתית לעשות את המעבר הזה. קיימות טכנולוגיות מתקדמות שמציעות פתרונות מותאמים אישית ומאפשרות לנו להעניק לעובדים חוויית עבודה חכמה וחדשנית, כזו שמסירה חסמים, משפרת תהליכים ומציבה את ה-IT במרכז הצמיחה הארגונית.

כלי אחד משמעותי במיוחד שיכול לעזור לשנות התפיסה הוא Custom GPT, והוא יכול להפוך את מחלקת ה-IT מגורם טכני מגיב לשותף אסטרטגי אמיתי, כזה שמניע את הארגון קדימה. מה זה הכלי הזה ואיך הוא יכול לשנות את אופן העבודה במחלקת IT? יש לנו את כל התשובות וגם כמה דוגמאות שיעזרו להטמיע אותו בצורה חכמה ואפקטיבית.

מה זה Custom GPT ואיך הוא משנה את חוקי המשחק?

Custom GPT הוא גרסה מותאמת אישית של מודלי בינה מלאכותית מבוססי GPT – Generative Pre-trained Transformer, כמו ChatGPT שמותאם במיוחד לצרכים ולתהליכים של הארגון שלכם. זוהי טכנולוגיה חדשנית שמאפשרת להתאים את יכולות ה-AI לדרישות הייחודיות של מחלקת ה-IT ושל הארגון כולו. לא מדובר בסוכן AI שמבצע פעולות אוטומטיות או אוטונומיות במסגרת מערכת מבוססת AI, אלא בהתאמה אישית של מודל שיחה או תוכן.

מחלקת ה-IT יכולה לספק שירותים חכמים לכל מחלקות הארגון, בלי צורך בידע מתקדם בתכנות או בפיתוח. הכלי פועל במהירות ובצורה אינטואיטיבית, מה שמפחית את הצורך בהתערבות ידנית ומפנה את אנשי ה-IT למשימות אחרות

במילים פשוטות, מדובר בכלי המאפשר לכם "לאמן" את ה-AI על בסיס מידע ייחודי לארגון, כמו מאגרי ידע פנימיים, תיעוד טכני, מדיניות אבטחת מידע, לוגים היסטוריים ותהליכי עבודה ספציפיים. בכך הוא הופך להיות מעין יועץ וירטואלי שמבין את השפה הפנימית של הארגון, מכיר את הצרכים של העובדים ויודע לתת פתרונות מהירים ומדויקים בזמן אמת.

לדוגמה, במקום שהעובדים יצטרכו לחפש במאגרי מידע ארוכים או לפנות לאנשי IT עם שאלות חוזרות, Custom GPT יכול לענות להם באופן מיידי עם הוראות לתיקון תקלות נפוצות, לספק מידע על נהלים פנימיים או אפילו לעזור בניהול הרשאות וגישה למערכות. בנוסף, הוא יכול לסייע לאנשי ה-IT לנתח במהירות תקלות מורכבות, לזהות דפוסים חשודים בלוגים או להציע פתרונות המבוססים על מקרים קודמים.

Custom GPT אינו חינמי אבל גם לא יקר במיוחד, והתשלום עליו מבטיח שלא יאמנו מודלים על בסיס המידע הארגוני שתספקו. זהו בעצם עוזר מותאם אישית שמיועד לשפר את חוויית העבודה של כל עובד בארגון, ובמחלקת IT הוא יכול להיות הגורם שמפנה זמן ממשימות שגרתיות ומאפשר להתמקד ביוזמות אסטרטגיות שמקדמות את הארגון כולו.

IT הוא שותף אסטרטגי שמעצים את יכולות העבודה של כל מחלקה בארגון. תמונה: dreamstime

IT כמנוע שירות חוצה-ארגוני

בעבר פיתוח כלים טכנולוגיים מותאמים לכל מחלקה בארגון היה משימה מאתגרת ומורכבת – צוותי פיתוח עם ידע עמוק בתכנות, שימוש בטכנולוגיות מורכבות ותהליכים ארוכים של כתיבת קוד, בדיקות ואינטגרציות. המשמעות היא שרק ארגונים עם משאבים גדולים מאוד יכלו להרשות לעצמם לפתח פתרונות מותאמים אישית לכל מחלקה. החלופה היא פתרונות גנריים שלא תמיד מתאימים לצרכים המיוחדים של הארגון או של המחלקות השונות בו.

היום המצב שונה לחלוטין. מחלקת ה-IT יכולה לספק שירותים חכמים לכל מחלקות הארגון, בלי צורך בידע מתקדם בתכנות או בפיתוח. הכלי פועל במהירות ובצורה אינטואיטיבית, מה שמפחית את הצורך בהתערבות ידנית מצד אנשי ה-IT. התוצאה? ה-IT כבר לא משמש רק כגורם תומך שמטפל בתקלות ומספק תמיכה טכנית, אלא הופך לשותף אסטרטגי שמעצים את יכולות העבודה של כל מחלקה בארגון. כעת אפשר לבנות בקלות כלים ייעודיים שמותאמים לשפה, למטרות ולתהליכים הייחודיים של כל צוות – תוך זמן קצר וביעילות מקסימלית, וזהו שינוי מהותי שמציב את מחלקת ה-IT בעמדה מובילה של חדשנות ופרואקטיביות.

הנה כמה דוגמאות פרקטיות ליישום Custom GPT במחלקות שונות בארגון:

– מחלקת Sales: ניתן לבנות כלי שבונה הצעות מחיר עבור לקוחות בפורמט מסוים. תוכלו לבנות לוגיקה הדורשת קלט מאנשי המכירות –  חוזה, מחירון וכו' – וכפלט היא תפיק הצעת מחיר בפורמט שתגדירו. כך אתם יכולים להבטיח את אחידות ההצעות הנשלחות מאנשי מכירות שונים ואת הדיוק בחישוב התמחורים.

– מחלקת Legal: כלי המקבל כקלט חוזה ומנתח אותו אל מול כל התהליכים והתקנים שהחברה עומדת בהם, וכפלט מסמן סעיפים בעייתיים שלא עומדים בתנאים האלו, בעזרת כלי זה נוכל לחסוך המון זמן עבודה עבור אנשי המחלקה ולהבטיח שנמנע מטעויות אדם במהלך הניתוח.

– מחלקת Finance: ניתן ליצור כלי המחשב תשלומים לעובדים בהתאם לתנאי החוזה שלהם (המשתנה מאדם לאדם) ותקנות לוקליות במדינות שונות בעולם, כלומר לתת כקלט את המדינה שבה מועסק העובד, את החוזה שלו ואת התשלומים הנוספים שאמור לקבל ולספק לאנשי הכספים מספר סופי לתשלום בפורמט שתבחרו.

כמה זמן לוקח ל-IT לבנות פתרון עם Custom GPT?

בניגוד לפרויקטים טכנולוגיים מסורתיים שדורשים חודשים של פיתוח, תכנות ואינטגרציה, התהליך פה פשוט, ממוקד ומהיר. צוות ה-IT יכול להגדיר פתרון ראשוני תוך מספר ימים בלבד – מהזנת הנתונים הרלוונטיים, דרך התאמת המערכת לשפה ולתהליכים הארגוניים ועד הפעלת הפיילוט.

ניתן גם להשתמש במודלים מוכנים של בינה מלאכותית ולהתאים אותם לצרכים הספציפיים של הארגון, באמצעות הזנת מידע ותיעוד פנימי הקיים כבר במערכות הארגוניות. במקרים מסוימים, במיוחד אם יש בארגון תשתית ידע קיימת (כמו מסמכים פנימיים, לוגים, ותיעוד נהלים), תהליך הבנייה וההטמעה יכול להסתיים בתוך שבועות ספורים. מה שמאיץ את התהליך הוא שאין צורך בפיתוח קוד מורכב או מומחיות טכנית ייחודית, ולאחר השלמת הפיילוט וקבלת משוב מהמשתמשים, ניתן לשפר את המודל ולפרוס אותו לשימוש רחב יותר בארגון.

חשוב לציין, שבניית הפתרון אינה חד-פעמית – Custom GPT מאפשר עדכונים מתמשכים ושיפור המערכת בזמן אמת, כך שעם הזמן היא הופכת מדויקת ורלוונטית יותר לצורכי הארגון. כך, צוות ה-IT יכול להתמקד בבניית פתרונות נוספים ולהתרכז במשימות אסטרטגיות במקום להיתקע בפרטים הטכניים של תחזוקה ופיתוח ממושכים.

חוקי המשחק משתנים ומחלקת ה-IT יכולה לעבור טרנספורמציה משמעותית – ממחלקה שמגיבה לתקלות ומתמקדת בתחזוקה ותמיכה טכנית, לגורם מרכזי שמניע את הארגון לשיאים חדשים של חדשנות ותפוקה. היכולת לבנות כלים מותאמים אישית לכל מחלקה במהירות ובפשטות, מאפשרת למחלקות ה-IT להציע ערך מוסף אמיתי לכלל הארגון, לשנות את התדמית שלהן ולהפוך לגוף פרואקטיבי שמניע חדשנות, משפר תהליכים ומשפיע באופן ישיר על הצלחת הארגון.

הכותבת היא Director of IT and SecurityOps בחברת Rapyd