אנשים לפני טכנולוגיה: תזכרו את זה כשאתם מטמיעים AI בארגון

תמונה: Pixabay

מאת: אסף זמיר

מבחינה טכנולוגית 2024 תיזכר כשנת פריצה, שנה שבה הבינה המלאכותית הגיעה לשיאים חדשים במעבר של ארגונים מהייפ להטמעה בסביבות עבודה. אבל מה קורה בתוך ארגונים המטמיעים את הטכנולוגיה – האם זה מצליח, האם הגיעה הבשורה ויש ערך אמיתי?

ישנם ארגונים שמצליחים לעשות זאת כמו שצריך, אך גם ישנם כאלה שמשיגים בדיוק ההיפך: במקום לשפר את הפרודוקטיביות, הכלים החדשים מוסיפים עומס על העובדים. למה זה קורה? הם מתחילים להטמיע את כלי ה-AI ללא אסטרטגיה סדורה ומבלי להיערך מראש.

האם כל הארגון הוא חלק מהתהליך?

היעדר הבנה ברורה של הצורך והתהליך הנחוץ להטמעה נכונה מוביל לכך שפרויקטים נתקעים כבר בשלב הניסוי; בהיעדר תשתית ברורה, כמו הכשרה, מודלים מותאמים ואינטגרציה לתהליכי העבודה, אותם כלים הופכים למעמסה נוספת ומייצרים בעיקר תסכול. הטמעת טכנולוגיה חדשה, גם אם היא מרגשת ומלאת פוטנציאל, חייבת עדכון של מערכות הארגון והמודלים, אחרת היא מייצרת עומס על הפרודוקטיביות – העובדים מקבלים משימה נוספת ואינם מסוגלים נפשית, מעשית או מערכתית להשתמש בטכנולוגיה כדי להשיג את התועלת הצפויה.

כל עדכוני ה-IT, תשתית וטכנולוגיה בערוץ הטלגרם של ITtime

ויש עוד נקודת חולשה בולטת – יוזמות מקומיות מובלות לרוב על ידי המחלקות הטכניות, ואילו המחלקות העסקיות, שבהן נמצא לרוב הערך והשימוש המרכזי,  הן לא חלק מהתהליך. יוזמות מקומיות ופתרונות טכנולוגיים אשר מנותקים מן התהליכים הארגוניים הרחבים יוצרים תוצאות חלקיות בלבד, והעובדים שנמצאים בלב ההטמעה מתקשים להבין את תפקידם.

מחתרת ה-AI

יש משהו שונה ב-AI לעומת טכנלוגיות פורצות דרך אחרות – היא כבר זמינה לכולם, גם ללא הטמעה ארגונית מסודרת. כאשר ארגון לא קובע אסטרטגיה ברורה, נוצרת תנועת ״מחתרת״ של עובדים המשתמשים בסביבת העבודה בכלי AI מבלי ליידע את המעסיקים שלהם, משום שהם לא יודעים מה מצפים מהם, מה מותר ומה אסור ומתוך חשש שהם אולי עושים משהו שהם לא אמורים לעשות. מלבד העובדה שמתפספסת כך הזדמנות אמיתית לייצר שינוי רחב יותר, גם ברמת הארגון וגם ברמת הפרט, השימוש המחתרתי הזה יכול לפגוע בארגון, למשל על ידי חשיפת מידע פרטי.

תמונה: Pixabay

אז מה הפתרון? אסטרטגיה ארגונית שמתעדפת אנשים ותהליכים לפני טכנולוגיה, שהרי כלים טכנולוגיים יכולים להצליח רק אם הם משרתים את המשתמשים באופן ברור וממוקד:

חיסכון במשימות שגרתיות: העובדים צריכים להרגיש שהכלי מפנה זמן ומאפשר להם להתמקד במה שחשוב.

אינטגרציה לתהליכי עבודה: התאמת הכלים למציאות הארגונית הקיימת.

תמיכה והכשרה: הקניית ידע ברור על התהליכים החדשים והטכנולוגיה המיושמת.

להתחיל בהנהלה

בינה מלאכותית יכולה להעצים ארגונים, אך רק כאשר ההשקעה בטכנולוגיה מתמקדת קודם כל באנשים ובתהליכים. אסטרטגיה הוליסטית, שיתוף פעולה פנים ארגוני מכוון יעדים ותשתית תומכת הם המפתחות להטמעה מוצלחת. על מנת להגביר את הסיכויים להטמעה מוצלחת של כלי בינה מלאכותית בסביבת העבודה, חשוב לפתח אסטרטגיה מקיפה שמגדירה יעדים ברורים ומקצה משאבים הולמים על ידי שאלת 4 שאלות בסיסיות (ראשי התיבות WISE).

What do we want to achieve? מה אנחנו רוצים להשיג או לפתור?

Internal stakeholders – Who are they? מי בעלי העניין בתוך הארגון?

Solution fit – Which solution can solve the problem? מה הפתרון הנכון לצורך?

Evaluate success – What does success look like? איך תיראה הצלחה, ומה יידרש עבורה?

בנוסף, חשוב שארגונים ייצרו סינרגיה בין הצוותים השונים בחברה, למשל על ידי יצירת מטרות זהות. שילוב העובדים בכל שלבי התהליך – מהתכנון ועד להטמעה – יחזק את מחויבותם, יבנה אמון ויוביל להצלחה. תהליך ההטמעה יביא איתו אתגרים, וזאת גם הדרך האפקטיבית ביותר לפתור אותם במהרה.

מעל הכל, חשוב לזכור שהטכנולוגיה היא רק כלי; הערך האמיתי נוצר כשאנחנו, האנשים, לוקחים את הכלי הזה ומעצבים אותו כך שיעבוד בשבילנו, יגביר את היצירתיות שלנו ויאפשר אותנו להתמקד במה שחשוב באמת. על אף התחזיות הקודרות, בינה מלאכותית לא נועדה להחליף אותנו, אלא לאפשר לנו לגדול, אך כדי שזה יקרה אנחנו נצטרך ללמוד איך להשתמש בה בצורה הנכונה.

הכותב הוא VP Customer Success בחברת הבינה המלאכותית AI21