חודשים בלי שינה ובדיקה של כל שקע – איך IT מעביר משרדים?

לא ישנים כדי שהכל יעבוד. אילוסטרציה: Kaboompics.com, pexles

מעבר של משרדים זה אירוע מרגש, שמגיע לרוב בעקבות צמיחה של החברה. אך להעביר עשרות או מאות עובדים למשרד חדש זו גם משימה מורכבת שדורשת תכנון מדוקדק כדי שהכל יעבור כמו שצריך. יש אתגרים תפעוליים כמו ריהוט, מיזוג, חניה, מטבחים וכמובן – אינספור ארגזים שצריכים להגיע למקום ובשלום. יש גם אתגרים לוגיסטיים וחברתיים של הושבה – כל מחלקה רוצה לשמור על הדינמיקה הפנימית שלה, ולהמשיך לקיים את הדינמיקה הבין מחלקתית.

ואז יש את אתגר ה-IT: מאות עמדות, חלקן עם מסכים כפולים, שולחנות מתרוממים וציוד נלווה צריכים לעבוד מהרגע הראשון כאילו תמיד היו שם. רשת אלחוטית וקווית צריכות לכסות כל פינה, וחדרי הישיבות חייבים להיות מוכנים לפגישות בלי המשפט המפורסם "רגע, לא שומעים אותך", ובלי לפקסל את המשתתפים.

אז איך עושים את זה? שלושה אנשי IT שהרימו את הכפפה הזו לאחרונה שיתפו את החוויה עם ITtime. ביחד הם העבירו (או לקראת העברה של) מאות עובדים, התקנה של אלפי פריטי ציוד, ונראה שהם צברו במשותף כ-23 דקות שינה בלבד בעקבות המעבר. הנה הסיפורים שלהם, כולל הטיפים, התובנות וגם כמה הפתעות בלתי צפויות בדרך.

מתחדשים ומתרווחים

חברת לייטריקס, חברה המפתחת כלי AI לעריכת וידאו ותמונה, נמצאת היום בכפר הייטק באוניברסיטה העברית בגבעת רם. בעוד הנוף פסטורלי ונעים, הצוותים עובדים בביתנים נפרדים ובבניין נוסף שהוסב מאולם אירועים למשרד – בית בלגיה – מה שמקשה על עבודה סינרגטית בין הצוותים ומתן שירותי IT, ומצריך את הצוותים לכתת רגליים (או גלגלים) בין האופן ספייסים. הכוונה היא לאחד את כולם לבניין אחד.

חברת 365Scores, שמתפתחת אפליקציית תוצאות ספורט ודאטה, התחילה את דרכה במשרד קטן בראשון לציון ואחרי כשנתיים עברה למשרד בבניין ישן בנחלת יצחק בתל אביב, ושכרה עוד חנויות שהמירה למשרדים. המשרדים הללו התאימו לתרבות המשפחתית של החברה, אבל היה צריך יותר מקום. לאחרונה החברה עברה לבניין ברחוב המסגר, ואת המשרדים בו זכו אנשי החברה להקים מאפס לאחר שערכו בו שיפוץ מאסיבי, ומעידים כי האווירה המשפחתית נשמרה.

האווירה המשפחתית נשמרה ב-365Scores. צילום: עידן לוצקי

אנשי Cato Networks, המספקת פתרון אבטחה ותקשורת ארגונית מבוסס ענן, עבדו עד יוני האחרון בשתי קומות צפופות במשרדים שיתופיים. החברה עברה לבניין חדש בן שש קומות בשרונה, שכולל אופן ספייס, משרדים פרטיים, חדר כושר, סטודיו פילאטיס ואודיטוריום.

משתי קומות שיתופיות וצפופות לשש קומות מרווחות – Cato. צילום: יח"צ

איש ה-IT מתכנן תוכניות ואלוהי ה-WiFi צוחק

מהשיחות עם השלושה עולה כי פרויקט מעבר משרדים דורש תכנון מוקפד, שלפעמים לוקח גם יותר משנה. צריך לנצל את הזמן הזה להבנה מעמיקה של הצרכים, אבל גם להתכונן להפתעות ובלת"מים. חישבו על זה ככה – עברתם דירה ואיבדתם ארגז או שהמקרר לא נכנס בול? עכשיו תכפילו את זה במאות עובדים על ציודם האישי, פלוס הציוד הכללי למשרד.

"דברים יכולים להשתנות ברגע האחרון" – ארז ויינשטיין. צילום: יח"צ

"התכוננו לזה קרוב לשנתיים וחצי. עשינו אנטיתזה לישראלי המצוי שזה זבנג וגמרנו", מספר ארז ויינשטיין, Director of Global IT Services בלייטריקס. "ולמרות זאת דברים יכולים להשתנות ברגע האחרון. למשל – תכננו פריסה של רשת אלחוטית, אקסס פוינטים, ורק אחרי שעשו מפת חום והכל וחפרנו על זה בכל צורה אפשרית, פתאום נזכרו להגיד לנו שהתקרות לא פתוחות. יש רשתות מתכת שגורמות למיסוך – משהו שהאדריכל פחות מכיר". וינשטיין מספר שבסוף הצליחו להוציא מוטות מהתקרה שמנמיכים את הנתבים ולפתור את הבעיה.

"להערכתי, מהרגע שהונפה העט ועד לכניסה למשרדים עברו כשלוש שנים", מספר חיים זיו, Director of IT ב-Cato Networks. "הזמן הזה כלל תכנון, פגישות מרובות עם ספקים, תיאום ציפיות, הרבה מאוד הזמנות רכש ועוד. בעיניי, לפני המעבר צריך לגעת בכמה נקודות עיקריות. ראשית, איזה ציוד יש להזמין עבור המיקום החדש? כבלים מכל הסוגים, מתאמים ואף ציוד חדש שיחליף את הישן. שנית, יש לבצע מיפוי של כל כבל וכבל, כדי שנוכל לדעת מה עבד, מה אמור להמשיך לעבוד ומאיזה ציוד אנו נפרדים בעת המעבר".

אין יותר הודעות שנפל האינטרנט

"לבנות מ-0" – שוניה רכמטולייב. צילום: עידן לוצקי

כל מי שעבד במשרד יותר מ-10 שניות יעיד שאי אפשר באמת לעבוד אופליין אם יש תקלת רשת. כלומר אפשר, אבל למה לעשות את זה? מבחינת אנשי ה-IT מעבר למשרד חדש הוא הזדמנות לפרוס לא רק כבלים ונתבים, אלא גם את הוויז'ן שלהם לאיך תיראה הרשת בצורה שתפחית תקלות לכמה שיותר קרוב ל-0.

"מבחינת הרשת – מעבר למשרד חדש הוא מאוד משמעותי", מתאר שוניה רכמטולייב IT Team Lead ב-365Scores. "גם מבחינת אבטחת מידע, גם מבחינת אבטחת הרשת – הכל נעשה בצורה הרבה יותר פשוטה כי זה לבנות מ-0. בבניין הקודם – שיש כבר תשתית בנויה – נתקלנו בהרבה בעיות כשרצינו לעשות שינויים. הרשת גם הייתה נופלת אחרי ארוחת צהריים, ולא הצלחנו למצוא את הבעיה. אגב, זה בין הדברים היותר מעודדים שקרו לי, שאני לא צריך לקבל הודעה שנפל האינטרנט".

זיו מוסיף מניסיונו: "מכיוון שמדובר בבניין חדש, הקמנו שם תשתית תקשורת חדשה שהחליפה בעצם את התשתית הקיימת. השימוש ברשת העולמית של קייטו גרמה לכך שבזמן המעבר, תוך כשעתיים מרגע הפירוק התשתית הקריטית בבניין הישן, כבר היינו באוויר בבניין החדש, ותוך כ-24 שעות כבר היינו באוויר עם חדר השרתים".

למצוא את הסיסמה לווילון בסלאק

אם התשתית והחדרים הפרטיים לא מהווים אתגר מספיק גדול, אז צוותי ה-IT צריכים לשבור את הראש איך להקים מחדש חדרי ישיבות – שבשיחות וידאו אמורים להיות סוג של אולפן קטן, בו הכל נראה ונשמע מצוין, ואף אחד לא רוצה להשמיע הד או לשמוע "אני לא שומע, בוא תעלה פשוט מהטלפון".

רכמטולייב מתאר את המורכבות בתכנון חדרים כאלה: "במבנה הישן ניסנו להשתדרג מבחינת חדרי ישיבות וזה לא התקרב לחדרים שיש פה. הגענו למקום חדש, קיבלנו רשיונות של זום, בנינו חדרי זום ונתנו לעצמנו אופציות לעבוד עם טימס וגוגל ביחד – שזה ממש משמעותי. בנוסף, שדרגנו את המצלמות והמיקרופונים, ועכשיו בחדר הגדול שלנו שמכיל 16 איש, יש מיקרופונים על השולחן, כך שאם מישהו מדבר בסוף החדר אין דיסטורשן"

"יש לבצע מיפוי של כל כבל וכבל" – חיים זיו. צילום: יח"צ

ויינשטיין מוסיף: "האחריות שלי היא גם בתכנון חדרי דיונים של זום, אזורי מולטימדיה מורכבים כגון כיתות חכמות, חדרים מורכבים, ובנוסף כמובן כלל העמדות של העובדים. יש כיתה מורכבת וגודלה שמורכבת משתי כיתות ונקנה עבורה ציוד חדש".

זיו מספר שבקייטו עשו שימוש בבוטים בסלאק כדי לתת שירות לעובדים בכמה אספקטים של המעבר, ואחד מהם מעניין ויצירתי במיוחד – הוא מאפשר בין השאר לשלוט באור שנכנס למשרדים ולחדרי הישיבות. "הבניין מצוייד במערכת חדשנית של וילונות, הנסגרים ונפתחים אוטומטית לפי מזג האוויר ומיקום השמש" הוא מסביר, "אבל ניתן לבצע מעקף וכל עובד או עובדת יכולים לשלוט על הווילון שלו.

הסיסמה לווילון מתקבלת באמצעות אותה הפקודה בסלאק, שמאפשרת לתת גם את המידע הזה". בנוסף, ערוץ הסלאק מאפשר לאתר מיקום של עובדות ועובדים לפי שם, מייל או אפילו תפקיד – אם לא זוכרים את השם הספציפי.

לעבור עמדה-עמדה עד שכואבת האגודל – ולקבל עזרה

השלושה גם הדגישו את החשיבות בנחישות ועבודה סיזיפית אבל משתלמת, כדי שהעובדים והעובדות יוכלו ליהנות מהעמדות החדשות שלהם.

"יש לנו כ-450 עמדות – כל אחת עם שני מסכים – ובנוסף 30 חדרי דיונים לפרק ולהרכיב", מתאר ויינשטיין. "הקיפול וההרכבה זה מחלקת תפעול שעבור זה בנינו תסריט איך לעשות את זה. העובדים אורזים את הציוד הקטן והצוות שלהם מרכיב את העמדה לפי המדבקה של הארגז. אחר כך הצוות שלי עובר עמדה עמדה ועל בסיס צ'ק-ליסט בודק את העמדה מקצה לקצה ומחבר לפטופ ורואה שהכל עובד".

זיו מדגיש את חשיבות בדיקות האיכות: "לא מספיק לחבר את המסכים, אלא צריך גם לוודא שכל מה שחיברנו עובד ומוגדר כמו שצריך. זה אומר לעבור בכל העמדות, ללא יוצא מהכלל – ולוודא שכל המסכים חוברו לחשמל ועובדים כמו שצריך. שהכבלים מחוברים ומהודקים ושאף מסך לא ניזוק בדרך".

משרדי Cato. צילום: יח"צ

רכמטולייב מעיד על עצמו שהוא מאוד ביקורתי, גם כלפי עצמו ורצה שהכל יעבוד ללא רבב. "יש עניין של גבהים של שולחנות ושל נוחות", הוא אומר, "ובעיני, אנשים שלא מחויבים למקום, לא יעשו את זה כמו שצריך". הוא בחר שלא לקחת צוות חיצוני שיבצע את ההקמה, והקים קומנדו של שישה אנשים מהצוות שלו ומצוותים נוספים, כחלק מהאווירה המשפחתית במקום, שיבצע את המשימה. "אחרי היום הראשון האגודל כאבה ולא חשבתי שאני אוכל להמשיך" הוא מספר, אבל מסתכל לאחור בצורה חיובית על החוויה, "מצאנו איך לעשות את העבודה בצורה יותר יעילה, קיבלתי עזרה ואנשים פה נתנו גב אחד לשני".

תכנון מפורט מפחית תקלות

האם היו תקלות? במעברים כאלה יש אולי מחשבה שביום הראשון אנשי ה-IT ירוצו עם מטף מחדר לחדר לכבות שריפות, או לכל הפחות עם סיכה כדי לאפס נתבים. אבל המרואיינים הפתיעו ואמרו שמבחינתם הכל עבר חלק.

"אני שמח וגאה לספר לך ששום דבר לא השתבש, והכל בזכות תכנון נכון", מספר זיו. "העובדים היו צריכים עזרה בחיבור הציוד שלהם או באיתור קרטונים שנעלמו במהלך המעבר, ונמצאו לאחר מכן – אבל תקלות קריטיות שגרמו להשבתה? כאלה לא חווינו לשמחתנו".

רכמטולייב גם לא הצליח לחשוב על תקלה מהותית, וכשנדחק בכל זאת למצוא דוגמה, דיווח על בעיה זניחה בלבד: "הייתה נזילה מהגג על שתי עמדות בימים הראשונים של הגשם, אבל זה תוקן וסודר תוך שבועיים. לא היה משהו דרמטי מדי, כי רמת התכנון והביצוע ותשומת הלב לפרטים מבחינת מי שאחראי על המעבר הייתה מאוד אישית, כאילו זה הבית שלנו".

מגרש הפאדל של 365Scores. צילום: יח"צ

אז לכל מי שעובר, שיהיה בהצלחה, ואל תשכחו לסמן את הארגזים במדבקות שקיבלתם. הסיסמה לוויפיי אותו דבר.